INGV, come si comunicano le emergenze

L’Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia (INGV) è stato creato nel 2000 attraverso un processo di fusione, riorganizzazione e razionalizzazione di tutta la rete di ricerca nazionale che ruotava intorno alla protezione dai rischi sismici e vulcanici, allo studio scientifico dei fenomeni geofisici, geochimici, sismici e vulcanici e in generale al miglioramento della comprensione dei meccanismi che regolano il funzionamento del nostro pianeta.
All’INGV è affidata la sorveglianza della sismicità dell’intero territorio nazionale e dell’attività dei vulcani italiani, attraverso reti di strumentazione tecnologicamente avanzate, distribuite sul territorio nazionale o concentrate intorno ai vulcani attivi. I segnali acquisiti vengono trasmessi in tempo reale alle sale operative di Roma, Napoli e Catania, dove personale specializzato, presente 24 ore su 24, li elabora, per ottenere i parametri dell’evento e dei processi in atto.
L’INGV è responsabile del servizio di sorveglianza sismica, vulcanica e dei maremoti nel territorio nazionale e nell’area mediterranea; coordina l’attività delle reti sismiche regionali e locali; partecipa alle reti di studio e di sorveglianza europee e globali; svolge attività di divulgazione e promuove iniziative di comunicazione, informazione e formazione nella scuola e nella società, ai fini della riduzione del rischio associato alle fenomenologie relative alle proprie aree di ricerca. È componente del Servizio Nazionale di Protezione Civile, nonché Centro di Competenza del Dipartimento della Protezione Civile e opera con una Task Force di supporto nelle crisi vulcaniche in altri paesi, in particolare in quelli in via di sviluppo o emergenti, in collaborazione con gli osservatori vulcanologici e i governi locali.
L’Istituto è particolarmente attento diffusione della cultura scientifica e allo sviluppo di una cultura dei rischi e della prevenzione e persegue questi obiettivi attraverso una serie di strumenti di comunicazione integrata e di divulgazione.  In particolare, l’Ufficio Comunicazione, Attività istituzionali, internazionali ed Eventi (ex Legge n. 150/2000 “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni” e successivo regolamento di attuazione, D.P.R. n. 422/2001), si occupa della diffusione delle notizie sulle attività dell’Ente, curando la promozione e il rafforzamento dell’immagine e del brand.
Per l’INGV, in aggiunta alla comunicazione dei risultati scientifici che vengono raggiunti quotidianamente nell’Istituto, con i tempi e i modi che la scienza segue in tutto il mondo, si pone anche l’obiettivo di comunicare il rischio durante le emergenze. Su questo punto incontriamo Silvia Mattoni, Coordinatrice della Comunicazione e Capo Ufficio Stampa INGV.
 
D.  Quali sono le principali skill per operare nella Comunicazione dell’Istituto?
 
R.       Una eterogeneità di saperi e competenze tali da operare nei diversi ambiti di attività: dal back e front office, al web, alle strategie della comunicazione integrata, fino alla delicata comunicazione nelle situazioni di emergenza. Competenze in grado sia di valorizzare dinamiche innovative, già presenti all’interno dell’Ente (come ad esempio il potenziamento di communities in cui far interagire le diverse realtà scientifiche e istituzionali a livello nazionale e internazionale, anche attraverso strategie di social marketing), sia di  assicurare al pubblico una costante comunicazione e informazione del patrimonio di conoscenza scientifica dell’INGV nelle diverse matrici ambientali, sismiche e vulcanologiche, anche con iniziative tese a diffondere una nuova cultura scientifica che faccia crescere la consapevolezza e il senso di partecipazione.
 
D.  Quali “regole” segue, come Responsabile dei rapporti con i media, quando comunica “in nome e per conto”?
 
R.       La comunicazione dell’Istituto si muove su due binari principali: le attività del tempo di pace, in assenza di crisi sismiche o vulcaniche e quelle in tempo di emergenza, ossia in presenza di eventi critici in corso (qui l’Istituto deve rispondere ai bisogni di informazione dei cittadini, ponendosi come fonte autorevole di conoscenze). I rapporti con i media sono frequenti, ma ovviamente si intensificano durante le emergenze. In tempi normali, i rapporti passano attraverso comunicati, note stampa (ogni anno in media l’Istituto ne fornisce una cinquantina, su temi che riguardano eventi, pubblicazioni di articoli su riviste scientifiche, etc.), articoli su INGVnewsletter e richieste di interviste a esperti, in base alla tematica da affrontare. In caso di crisi sismiche o vulcaniche, il numero di queste richieste da parte di giornalisti della carta stampata, tv, radio nazionali, locali ed estere, aumenta in modo esponenziale. A gestire l’informazione e i rapporti con gli organi di stampa, è  l’Ufficio Stampa, con la collaborazione di referenti tecnico-scientifici dell’Ente. Dopo aver definito il problema nella sua evoluzione (analisi dell’evento critico in corso), l’Ufficio stampa, sentita l’Unità di crisi attivata per l’emergenza, identifica gli esperti per le interviste agli organi di stampa e pianifica le attività di comunicazione e informazione per la gestione della crisi, isolandola dalle attività ordinarie.
 
D.       Come è organizzata e coordinata la comunicazione, quando scatta l’allarme?
 
R.       Viene immediatamente attivato il Team di comunicazione e informazione in emergenza, una struttura in grado di organizzare azioni di comunicazione da intraprendere, in ordine di priorità e di prospettiva temporale, attraverso: comunicazione rapida a seguito dell’evento sismico, vulcanico, ambientale; Comunicazione durante la gestione dell’emergenza; Comunicazione delle informazioni sui terremoti, vulcani, ambiente e sulla ricerca. La terza fase richiede una pianificazione che tenga conto delle varie attività e dei vari mezzi di comunicazione (media tradizionali, web, social media, blog, ecc.).
D. È stato così anche per il terremoto del 24 agosto 2016?
 
Per il forte terremoto che ha colpito il Centro Italia, sono state subito attivate azioni per organizzare e concordare interviste, dichiarazioni, note/comunicati stampa, news e aggiornamenti sul sito istituzionale e post sul blog INGVterremoti, per informare e aggiornare tempestivamente i giornalisti italiani e stranieri e quindi anche il pubblico. Lo stesso giorno è stata anche organizzata una conferenza stampa con una forte presenza di Tv, radio, agenzie di stampa, web e carta stampata. Molte le interviste e dichiarazioni rilasciate dagli esperti dell’Istituto, durante tutta la crisi sismica.
  
D. In sintesi, quali sono stati i punti di distinzione della comunicazione di crisi, soprattutto nelle prime ore? L’Istituto come si è interfacciato  con i “social”?
 
R.       Sicuramente per la tempestività. A pochi minuti dal terremoto di magnitudo 6.0 del 24 agosto, si è subito attivato il Team di comunicazione e informazione in emergenza per interagire con gli organi di stampa, web, blog e social media. La home page di ingv.it ha ospitato uno spazio in evidenza, con news e aggiornamenti continui e materiali facilmente scaricabili. È stato predisposto il Media Centre, un luogo all’interno della sede INGV dove sono stati ricevuti i giornalisti e consegnato tutto il materiale di approfondimento. Per quanto riguarda i canali istituzionali, nei 3 giorni della sequenza (24-27 agosto) si è verificato un forte incremento di contatti: sul sito web istituzionale oltre 15milioni di accessi,  sulla pagina INGVterremoti di Facebook oltre 30mila mi piace in più, mentre sul blog INGVterremoti, circa 1milione e mezzo di visualizzazione di pagine.